Mala Direta com Word e Access

Como fazer para recuperar os dados Access de um cliente, alunos, funcionários, etc. e editar esses dados dentro de documento previamente elaborado, por exemplo um contrato? Veja como fazer nesse passo-a-passo.


Muitas vezes o usuário precisa elaborar um contrato para um cliente qualquer cujo cadastro tenha sido feito em tabelas Access. Nesse artigo mostraremos no passo-a-passo, como o Word, interagindo com o Access, recupera os dados do cliente e os insere num contrato padrão. Para esses exemplos usamos o Office 2003. Esse procedimento irá exigir um conhecimento mínimo de Word do usuário.


1° Passo: Cadastrando o cliente

Ilustração 1 - Exemplo obtido do banco de dados NorthWind do Access.

2° Passo: O contrato ou o documento que receberá os dados da tabela Access

Ilustração 2 O contrato modelo que será usado na mala direta.

3° Passo: No Word ative as barras de ferramentas necessárias para a mala direta:

Ilustração 3 - Ativando a barra de ferramentas "Mala Direta" do Word

4° Passo: Abrindo a fonte de dados:

Ilustração 4 Clique no botão "Abrir fonte de dados"

Ilustração 5 Selecione o base de dados. No nosso exemplo "Maladireta.Mdb"

5° Passo: Inserindo campos de mesclagem:
Clique antes no texto do Word exatamente no local da inserção do campo. Repita esta operação para todos os campos a serem inseridos.

Ilustração 6 - Inserindo campos da tabela Cliente no contrato padrão.

*Obs.: Apenas se tiver algum problema na hora de mesclar a data (como o mês vindo antes do dia, por exemplo) faça o seguinte: na referência ao campo do Access mude o formato da data. Ex.: data_inicio \"DD/MM/YY".

Todos os campos de mesclagem foram inseridos:

6° Passo: Exibindo os dados mesclados:
Repare que foram mesclados todos os clientes da tabela. A paginação pode ser obtida nos botões de navegação (idênticos aos do Access – veja na barra de ferramentas Mala Direta).

Ilustração 7 - O contrato padrão já com os dados editados.

7° Passo: Colocando cliente como foco:
Até aqui conseguimos mesclar em contrato todos os clientes da tabela. Mas vamos supor que você queira o contrato somente para o cliente em foco na tela do Access: prepare uma consulta
criação de tabela cujo critério seja o código do cliente atual e volte ao 4° passo. Veja o exemplo:

Ilustração 8 - Preparando uma consulta do tipo "Criação de tabelas" no Access. Esta tabela irá conter somente um registro.

A partir do contrato padrão, mesclar com os dados da tabela (ou da consulta) e salvar um novo arquivo do Word (doc).

Ilustração 9 - A mesclagem para um novo documento permite que o novo contrato seja tratado e salvo isoladamente, permanecendo o contrato padrão pronto para novos contratos.

Ilustração 10 Está aí o contrato mesclado e pronto para ser salvo com um novo nome (ex.: código do cliente_contrato - use a opção Salvar do Word), impresso, assinado e arquivado na pasta do cliente.

8° Passo: Comandos:

Todos esses passos serão executados uma única vez e não precisarão mais ser repetidos. A partir de agora criaremos um botão de comando na tela do cliente que irá automatizar boa parte do processo:

Veja o código no comando “Contrato”:

Private Sub Contrato_Click()
On Error GoTo Err_Contrato_Click
DoCmd.SetWarnings False
Dim stDocName As String
stDocName = "qryCliente_Atual"
DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit
DoCmd.SetWarnings True
Dim stAppNameDOC As String
stAppNameDOC = "WinWord.exe" & " " & "C:\MalaDireta\ContratoPadrao.doc"
Call Shell(stAppNameDOC, 1)
Exit_Contrato_Click:
Exit Sub
Err_Contrato_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Contrato_Click
End Sub

A dica: Não use espaços e nem caracteres especiais para nome de pastas e arquivos. Ex. C:\Mala
Direta\Contrato Padrão.doc. Apesar do Word aceitar esses formatos, na automação o mesmo não abre o arquivo com espaços no nome e caracteres especiais. Ao invés disso use: C:\MalaDireta\ContratoPadrao.doc.

Conclusões:
Concordo que é um pouco trabalhoso, exige algum conhecimento de Word e de Access, mas o resultado compensa porque, como citado no começo: imagine elaborar 600 contratos escolares no início da temporada, ou mesmo a todo momento cadastrar e contratar um novo cliente.
Na barra de ferramentas “Mala Direta” do Word existem ainda inúmeras facilidades a serem exploradas de acordo com a sua necessidade.
No Access é possível também mandar um formulário do tipo “folha de dados”, inteiro para
dentro do Word (com o recurso copiar e colar), também um campo moeda escrito por extenso, enfim, também na interação Access/Word querer é poder.


Fonte: http://www.ativoaccess.com.br/

Use melhor o poder do Google

Se você conhece a sintaxe certa, pode ir rapidamente para uma pequena lista de resultados desejados. A seguir, listamos algumas frases- chave de busca e como usá-las. A maioria das consultas vale tanto para a página do serviço de busca quanto para a barra de ferramentas que pode ser acrescentada ao Internet Explorer.

O Google também vai além de uma ferramenta de busca. Ele é um dicionário, uma calculadora, um catálogo de telefone... Veja como explorar seus recursos.



Mais para + e – – Para fazer o Google incluir palavras vazias (palavras comuns que ele ignoraria, como “a”), você pode usar um + (sinal de mais). Para fazer o Google excluir palavras vazias, substitua o + por um – (sinal de menos). Exemplo: para encontrar atalhos de teclado no processador de textos Microsoft Word, digite keyboard+shortcut+word. Substitua word por qualquer nome de aplicação para obter atalhos de teclado para ela, como OE (para Outlook Express), Quicken e Acrobat. Com todas as palavras da sintaxe, certifique-se de não haver espaço depois de ambos os sinais ou do
sinal de dois pontos.

Direto no título – Se você incluir a expressão “intitle:”, sem as aspas, em sua busca, o Google procura apenas palavras encontradas em títulos de páginas web. Exemplo: intitle:chocolate


Preso na web – Quer desprezar o conteúdo das páginas e concentrar as baterias da busca apenas nas URLs? Use a expressão “inurl:”, sem as aspas, antes da palavra pesquisada. Exemplo: inurl:futebol



No formato certo – Muitos tipos de arquivos são pesquisados pelo Google, além das páginas no formato HTML padrão. Para fazer isso, basta usar a expressão “filetype:”, sem as aspas, no campo de busca. Exemplo: se você digitar “filetype:doc chocolate”, receberá apenas documentos do Word sobre chocolate. A mesma regra vale para outros tipos de arquivos criados com os programas correspondentes. Exemplos:
• Adobe Acrobat (pdf)
• Lotus 1-2-3 (wk1, wk2 e assim por diante)
• Microsoft Excel (xls)
• Microsoft PowerPoint (ppt)
• Rich Text Format (rtf)
• Shockwave Flash (swf)
• Text (ans, txt)

Suporte a texto – O Google busca apenas no corpo do texto de páginas web – não em links, URLs ou títulos – quando a busca é iniciada pela expressão “intext”, sem as aspas Exemplo: intext:chocolate

Cite o site – Use a sintaxe “site”, sem as aspas, quando quiser limitar a busca do Google a um endereço específico. Exemplo: site: pcworld.com.br Google oferecerá referências sobre o serviço de busca no site da PC WORLD.

As dez primeiras palavras – O Google limita as buscas às 10 primeiras palavras entradas. Em razão disso, use as frases mais curtas possíveis. O Google também pesquisa palavras na ordem em que aparecem, ou seja, “livro eletrônico” traria resultados diferentes de “eletrônico livro”.

Definições definitivas – Não tem um dicionário à mão? Encontre definições para palavras digitando “define:”, sem as aspas, seguido da palavra sobre a qual quer o significado. Exemplo: define:music. O Google retorna apenas a definição. Se você quiser incluir na lista de resultados sites baseados na palavra, descarte o sinal de dois pontos. Exemplo: define music. Infelizmente, funciona apenas para termos em inglês.

Calculadora embutida – Usar a calculadora do Google é fácil como 2+2. Basta digitar os números que você gostaria de calcular, sem o sinal de igual. Exemplo: 124+168 retorna 124 + 168 = 292. Para multiplicações, use um asterisco (*); para divisões, use uma barra oblíqua (/). Você também pode usar a calculadora do Google para cálculos matemáticos um pouco mais complexos. Obtenha orientação em www.google.com/help/calculator.html.

Quão feliz você pode ser ? – O botão Estou com Sorte, ao lado do botão Pesquisa Google leva você diretamente à primeira página Web que seria listada em uma página comum de resultados de busca do Google. Ela é melhor usada como um atalho para um site que, claramente, será o primeiro resultado.

O grande catálogo telefônico – Você tem um telefone dos Estados Unidos e quer saber o endereço? Digite o número de telefone residencial (312-555-1212, por exemplo) para obter o endereço (e um mapa) ou escreva o primeiro nome (ou inicial), último nome e cidade para obter o número, se ele estiver listado. Em alguns casos, no http://maps.google.com, você localiza até o mapa da casa da pessoa com estes dados. Agora se você tem o nome ou endereço, mas precisa do número, aqui do Brasil, você pode acessar o site da listel (www.listel.com.br) e pesquisar o endereço. Você também pode concentrar a busca acrescentando o CEP.