Mala Direta com Word e Access

Como fazer para recuperar os dados Access de um cliente, alunos, funcionários, etc. e editar esses dados dentro de documento previamente elaborado, por exemplo um contrato? Veja como fazer nesse passo-a-passo.


Muitas vezes o usuário precisa elaborar um contrato para um cliente qualquer cujo cadastro tenha sido feito em tabelas Access. Nesse artigo mostraremos no passo-a-passo, como o Word, interagindo com o Access, recupera os dados do cliente e os insere num contrato padrão. Para esses exemplos usamos o Office 2003. Esse procedimento irá exigir um conhecimento mínimo de Word do usuário.


1° Passo: Cadastrando o cliente

Ilustração 1 - Exemplo obtido do banco de dados NorthWind do Access.

2° Passo: O contrato ou o documento que receberá os dados da tabela Access

Ilustração 2 O contrato modelo que será usado na mala direta.

3° Passo: No Word ative as barras de ferramentas necessárias para a mala direta:

Ilustração 3 - Ativando a barra de ferramentas "Mala Direta" do Word

4° Passo: Abrindo a fonte de dados:

Ilustração 4 Clique no botão "Abrir fonte de dados"

Ilustração 5 Selecione o base de dados. No nosso exemplo "Maladireta.Mdb"

5° Passo: Inserindo campos de mesclagem:
Clique antes no texto do Word exatamente no local da inserção do campo. Repita esta operação para todos os campos a serem inseridos.

Ilustração 6 - Inserindo campos da tabela Cliente no contrato padrão.

*Obs.: Apenas se tiver algum problema na hora de mesclar a data (como o mês vindo antes do dia, por exemplo) faça o seguinte: na referência ao campo do Access mude o formato da data. Ex.: data_inicio \"DD/MM/YY".

Todos os campos de mesclagem foram inseridos:

6° Passo: Exibindo os dados mesclados:
Repare que foram mesclados todos os clientes da tabela. A paginação pode ser obtida nos botões de navegação (idênticos aos do Access – veja na barra de ferramentas Mala Direta).

Ilustração 7 - O contrato padrão já com os dados editados.

7° Passo: Colocando cliente como foco:
Até aqui conseguimos mesclar em contrato todos os clientes da tabela. Mas vamos supor que você queira o contrato somente para o cliente em foco na tela do Access: prepare uma consulta
criação de tabela cujo critério seja o código do cliente atual e volte ao 4° passo. Veja o exemplo:

Ilustração 8 - Preparando uma consulta do tipo "Criação de tabelas" no Access. Esta tabela irá conter somente um registro.

A partir do contrato padrão, mesclar com os dados da tabela (ou da consulta) e salvar um novo arquivo do Word (doc).

Ilustração 9 - A mesclagem para um novo documento permite que o novo contrato seja tratado e salvo isoladamente, permanecendo o contrato padrão pronto para novos contratos.

Ilustração 10 Está aí o contrato mesclado e pronto para ser salvo com um novo nome (ex.: código do cliente_contrato - use a opção Salvar do Word), impresso, assinado e arquivado na pasta do cliente.

8° Passo: Comandos:

Todos esses passos serão executados uma única vez e não precisarão mais ser repetidos. A partir de agora criaremos um botão de comando na tela do cliente que irá automatizar boa parte do processo:

Veja o código no comando “Contrato”:

Private Sub Contrato_Click()
On Error GoTo Err_Contrato_Click
DoCmd.SetWarnings False
Dim stDocName As String
stDocName = "qryCliente_Atual"
DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit
DoCmd.SetWarnings True
Dim stAppNameDOC As String
stAppNameDOC = "WinWord.exe" & " " & "C:\MalaDireta\ContratoPadrao.doc"
Call Shell(stAppNameDOC, 1)
Exit_Contrato_Click:
Exit Sub
Err_Contrato_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Contrato_Click
End Sub

A dica: Não use espaços e nem caracteres especiais para nome de pastas e arquivos. Ex. C:\Mala
Direta\Contrato Padrão.doc. Apesar do Word aceitar esses formatos, na automação o mesmo não abre o arquivo com espaços no nome e caracteres especiais. Ao invés disso use: C:\MalaDireta\ContratoPadrao.doc.

Conclusões:
Concordo que é um pouco trabalhoso, exige algum conhecimento de Word e de Access, mas o resultado compensa porque, como citado no começo: imagine elaborar 600 contratos escolares no início da temporada, ou mesmo a todo momento cadastrar e contratar um novo cliente.
Na barra de ferramentas “Mala Direta” do Word existem ainda inúmeras facilidades a serem exploradas de acordo com a sua necessidade.
No Access é possível também mandar um formulário do tipo “folha de dados”, inteiro para
dentro do Word (com o recurso copiar e colar), também um campo moeda escrito por extenso, enfim, também na interação Access/Word querer é poder.


Fonte: http://www.ativoaccess.com.br/

Trabalhando com gráficos

Digite a planilha abaixo em um arquivo novo do Excel:

Clique na célula A3 e arraste até a célula D16 para selecionar os dados nessas quatro linhas e colunas.

Clique no botão Assistente de Gráfico na barra de ferramentas Padrão. Ou no menu Inserir, clique em Gráfico.

Clique no botão Manter Pressionado para Exibir Exemplo, na parte inferior do assistente, para obter uma visualização da aparência do gráfico. (É necessário manter o botão pressionado com firmeza. Não basta clicar nele e soltá-lo.) A visualização de um gráfico com os dados aparecerá no lado direito do assistente.

Se quiser o gráfico como no exemplo, sem mudar nada, clique em Concluir. Se quiser formatar e deixá-lo ao seu gosto (recomendado) e ver outras opções do gráfico, clique em Avançar,

O Gráfico está pronto, mas aproveite para praticar seu Excel, formatando esta planilha adequadamente. Formatando o gráfico e a planilha ficará melhor ainda. Veja abaixo um modelo do gráfico feito à partir deste exercício:

Criando cartões de visita no CorelDRAW X3

1. Configurar página

Para iniciar clique em novo. Após isso, vamos configurar o tamanho do cartão que você quer imprimir. Já existe um tamanho predefinido de cartão de visita no programa, como mostra na tela ao lado, mas você pode definir o tamanho que quiser, mudando os números ao lado desse menu.

2. Criatividade na arte

Crie o seu trabalho na página que deverá ter as dimensões do cartão que será impresso. Tome cuidado para não ser informal demais quando o trabalho anunciado no cartão for muito formal e vice-versa. Faça uma arte onde as cores e as letras (e talvez desenhos ou fotografias) combinem com o serviço anunciado no cartão. Ao lado um exemplo do meu.

3. Orientação do Papel

Depois de pronto o cartão, clique no menu Arquivo >>> Visualizar impressão. O programa irá exibir o seguinte aviso:

Costumamos clicar em sim em todo tipo de caixa de diálogo amigável que aparece, mas nesse caso, atenção: Clique em Não

4. Visualizando a impressão

Esta parte é só para conferir se tudo está seguindo corretamente. A visualização deve ser como na figura ao lado.

5. Layout de imposição

Clique no botão Layout de imposição, como indicado na figura ao lado.

6. Linhas e colunas de cartões

Como mostra a barra de ferramentas da figura abaixo, coloque 2 linhas e 5 colunas.

Pode-se colocar mais, porém, quanto mais você colocar, menores ficarão os seus cartões. Use esta quantidade que é ideal.

7. Visualizando a impressão

Confira se sua visualização ficou como na figura ao lado.

8. Pré-impressão

Para facilitar o corte dos cartões depois de impressos (em uma guilhotina por exemplo), imprima marcas de corte. Para isto, Clique no menu Configurações>Opções de Pré-impressão e marque as opções da figura abaixo.

Há uma aba que diz que temos 2 questões. Alguns desses avisos é sobre gradientes que ficam estriados se impressos grande, ou problemas com postscript, não precisam ser levado à sério. Neste caso terá uma questão mostrando que as marcas de corte não cabem na mídia, também não é problema, o que aparece da marca é suficiente para efetuar os cortes. Porém fique atento se uma questão informar que a saída não cabe na mídia. Se esta mensagem aparecer, faça ajustes para não ficar alguma parte de sua arte sem imprimir.

9. Finalmente a impressão

O último detalhe antes de mandar imprimir é conferir se sua impressora está adequadamente configurada para o papel onde será impressa. Para isso, ainda nessa janela, clique na aba Geral, confira se está aí o nome da impressora que você vai imprimir. Se estiver tudo certo, clique no botão Propriedades e confira as opções de sua impressora quanto ao tamanho do papel e a qualidade de impressão.

Tudo certo, clique em OK depois clique no botão de impressão e é só aguardar terminar a impressão para cortar seus cartões e distribuir por aí!!!

10. Aprendi, mas não sei por onde começar o meu

Agora para você não ficar muito perdido, sem saber por onde começar, seguem abaixo alguns links de exemplos variados de cartões de visita feitos no CorelDRAW para te dar uma orientação para criar o seu.

Clique nas miniaturas para exibir o cartão em seu tamanho verdadeiro.

Para ver todos juntos no tamanho original clique aqui.

Há duas maneiras para colocar estes bitmaps no CorelDRAW.

1. Salve-os no seu computador (botão direito em cima da imagem >> Salvar imagem como...) depois, no CorelDRAW importe para o seu arquivo (Arquivo >> Importar ou Ctrl+I);


ou

2. Copie o bitmap do cartão (botão direito em cima da imagem >> Copiar), depois, cole no CorelDRAW (botão direito >> Colar) .

Você também pode fugir do tradicional e criar um modelo original, que vai chamar a atenção e pode fazer que seu cartão seja mais interessante para quem o pega.

Boa sorte e espero que tenham gostado deste exercício/tutorial. Até a próxima.