Envie mala-direta por e-mail com o Word 2003

Como personalizar e-mails para grupos usando o Word 2003

Até a versão 2000, o Word trazia recursos de mala direta apenas para documentos impressos. No Word XP e 2003, documentos personalizados também podem ser enviados por e-mail. Vou mostrar aqui os procedimentos para criar esta mala direta por e-mail, que é o novo recurso. A criação de Mala direta impressa não é muito diferente, portanto, basta mudar alguns poucos procedimentos. Para criar e enviar uma mala direta de e-mails no Word, você vai precisar do Outlook totalmente configurado como programa-padrão de e-mails. Feito isto, dê os seguintes passos:

1. Tenha à mão um documento com o nome e o endereço eletrônico do destinatário. Esse documento pode ser, por exemplo, um banco de dados Access ou um simples documento do Word. Para fazer um teste rápido, crie um documento do Word e inclua nele uma tabela com os campos Nome, E-mail e Empresa. Preencha alguns registros.

2. Abra o Word e escreva normalmente o texto da mensagem de e-mail.

3. Acione Ferramentas/Cartas e Correspondências/Assistente de Mala Direta. Surge, à direita da tela, o painel de tarefas Mala Direta.

4. Nesse painel, escolha a opção E-mails como tipo de documento. Embaixo, clique no link "Próxima: Documento Inicial" e toque em frente para a próxima etapa.

5. Agora, como você já escreveu a mensagem, escolha Usar o Documento Atual e clique no link "Próxima: Selecione os Destinatários".

6. Selecione a opção Usar uma Lista Existente. Clique no comando Procurar e indique o documento com a lista de destinatários. Avance para o próximo passo.

7. Se quiser personalizar a mensagem (por exemplo, colocando no alto do texto o nome da pessoa e a empresa), posicione o cursor no local desejado e acione o comando Bloco de Endereço.

8. Na caixa Inserir Bloco de Endereço, indique os itens de endereço - nome, empresa etc. - que você deseja incluir no e-mail. Depois, clique no link "Próxima: Visualize as Cartas".

9. Agora você tem uma amostra de como ficará a mensagem. Se algo não estiver a contento, clique no link "Anterior" e volte para fazer as alterações necessárias. Se tudo estiver bem, clique em "Próxima: Conclua a Mensagem".

10. Clique no comando E-mail. O Word abre a caixa Mesclagem para E-mail. Nela, escreva o assunto de sua mensagem. Atenção, antes de acionar OK, não se esqueça de escolher, na caixa Formato de Mensagem, a opção Texto sem Formatação. Se você usar HTML, que é a opção-padrão, o comando não vai funcionar.

Pronto, as mensagens foram enviadas. Naturalmente, você pode ainda incluir outros campos de variáveis, desde que eles estejam disponíveis no documento de origem dos dados.

Você também pode incluir em sua mensagem campos calculados com base em informações do banco de dados. Se, por exemplo, o banco de dados tiver um campo Sexo, preenchido com M ou F, você pode tratar os destinatários e destinatárias de forma adequada, sem aquele manjado e preguiçoso "Prezado(a) Senhor(a)". Para fazer isso, você precisa criar manualmente um campo de dados especial. Siga os passos:

1. Acione Ctrl+F9 para inserir no texto os delimitadores de campo - caracteres especiais que lembram um par de colchetes: { }.

2. Com o cursor entre os colchetes, escreva IF, espaço. Em seguida, dê outra vez o comando Ctrl+F9 para introduzir novo campo.

3. Entre os novos colchetes, digite: MERGEFIELD Sexo. Mergefield (campo de mesclagem) indica que Sexo é um campo existente na origem de dados.

4. Agora, fora dos colchetes internos, escreva:

= "M" "Prezado Senhor," "Prezada Senhora"

No final, você fica com algo assim:

{IF {MERGEFIELD Sexo}= "M" "Prezado Senhor," "Prezada Senhora,"}

O comando IF estabelece uma condição: se Sexo for M, use o tratamento no masculino. Caso contrário, use o feminino. Acione a tecla F9 para atualizar o campo. Você também pode criar campos de mesclagem mais complexos, usando cálculos aritméticos, combinações de campos do banco de dados e outros recursos de mala direta...

Mala direta é bom, mas como nas propagandas de cerveja, "aprecie com moderação". Por favor, não vamos ficar lotando as caixas postais de nossos amigos com informações inúteis.